Um arquivo é armazenado dentro de uma caixa na Iron Mountain. Você cria um arquivo de documento no Administrador de documentos Iron Mountain Connect para rastrear cada arquivo físico que enviou para armazenamento na Iron Mountain. Cada novo arquivo deve ser armazenado dentro de uma caixa que já foi criada no Administrador de documentos Iron Mountain Connect.

Os arquivos são identificados por:

• Código de barras SKP: um código de 11 caracteres alfanuméricos que é atribuído pela Iron Mountain quando a caixa é inserida no Administrador de documentos IMC.
• Identificador chave: o Administrador de documentos Iron Mountain Connect exige que você insira um valor para Descrição de arquivo 1 que é a Key Identifier para todos os arquivos. O valor inserido aqui é exibido na tela Detalhes do arquivo, a etapa Item do carrinho de pedido de recuperação, nos e-mails de confirmação de pedido e na tela da guia Informação do pedido na opção Acompanhar pedidos.

Identificadores chave de arquivo

• Código de barra SKP
• Descrição do arquivo 1*
• Descrição do arquivo 2
• Descrição do arquivo 3
• Descrição do arquivo 4

*O índice chave padrão; aplicado se um cliente não usar uma planilha personalizada

• Metadados: as informações que você insere nos campos do registro do arquivo. Quanto mais metadados você inserir ao criar um arquivo, mais fácil será pesquisar e recuperar o arquivo no armazenamento.